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Planificación de reunión familiar paso a paso

Como dice un sabio proverbio: “Todo tiene su tiempo bajo el sol. Tiempo de correr, tiempo de reír, tiempo de saltar”. Con ese sentimiento llega el momento de estrechar los lazos de unión familiar. Y qué mejor manera de comenzar que planificar su próxima reunión familiar. Los eventos de reunión familiar se han convertido en grandes juergas familiares anuales en estos días. Desde reuniones en la antigua granja hasta eventos de gala de cruceros de lujo. Pero, ¿cuándo es un buen momento para comenzar a planificar su reunión familiar? El hecho es que cualquier momento es bueno para comenzar a planificar una reunión familiar significativa y memorable.

MANTENER EL TIEMPO DE SU LADO

La clave para planificar con éxito un evento familiar modesto a grande es darse a usted y al resto de la familia mucho tiempo para organizarlo todo. Esto también permitirá que los planificadores de reuniones familiares obtengan apoyo cuando y donde sea necesario. Esto exige una buena comunicación y organización por parte de los planificadores de reuniones.

ELEGIR EL SOFTWARE ADECUADO PARA LA REUNIÓN FAMILIAR

Su mejor enfoque para organizar un evento de reunión familiar es usar lo que se llama un organizador planificador de reunión familiar con *funciones de hoja de cálculo de registro de asistentes. Los organizadores de planificadores ahora vienen en muchos formatos de software. Un programa independiente puede requerir el ingreso manual de información como la fecha de la reunión, la hora, el número de asistentes, la información de contacto de la lista de invitados y demás. Es ventajoso elegir plataformas de software de planificación de reuniones que permitan a los usuarios exportar e importar datos en formatos con los que la mayoría de los usuarios están familiarizados, como hojas de cálculo de MS Word y Excel.

CARACTERÍSTICAS DE LA PRESENTACIÓN DE LA REUNIÓN DEL COMITÉ

Los usuarios deben poder aprovechar las funciones de presentación e informe de datos de la hoja de cálculo, como gráficos de barras y circulares para encuestas, libros de cuotas y demás. El organizador de su planificador de reuniones familiares debería permitirle ingresar fácilmente los datos de la encuesta y el conteo. Por ejemplo, el comité de reunión reduce tres lugares posibles para el evento de reunión familiar. Tal vez desee averiguar qué tan lejos están estas ubicaciones de la dirección de casa de cada asistente. Las funciones que le permiten ingresar la distancia de viaje a la ubicación del evento de reunión por hogar y ejecutar un informe de comparación pueden ayudarlo a reducir las ubicaciones más convenientes.

LISTAS DE CHEQUEO CUENTAS Y SALDOS

Su software debe incluir funciones que le permitan sumar pedidos de camisetas y saldos de pago. Realice un seguimiento de las actividades de reunión deseadas y las encuestas de menú. Lleve un registro de las tareas delegadas. Asegúrese de que su planificador también venga con una cartilla de planificación de reuniones familiares. Debe contener un planificador de línea de tiempo preescrito editable con una lista de verificación integrada. Las listas de suministros y materiales para reuniones son extremadamente útiles. Muchos planificadores de reuniones vienen con una gran cantidad de plantillas, como volantes, etiquetas, etiquetas de identificación, papelería para la correspondencia oficial de la reunión, plantilla de carta de bienvenida, por nombrar algunas.

CARACTERÍSTICAS ÚTILES DEL MOTOR DE BÚSQUEDA

Ahora, los principales motores de búsqueda ofrecen características que permiten a los usuarios compartir datos estándar en formato de hoja de cálculo de MS Word y Excel con otros usuarios en línea, lo que hace que el proceso de comunicación de la reunión sea mucho más fácil para todos los involucrados.

PLANIFICACIÓN DE LA REUNIÓN PASO A PASO

Paso 1. Su primera tarea es recopilar información de los miembros de la familia sobre el tipo de evento de reunión familiar que les gustaría tener. Para hacer esto, primero debe comenzar anunciando que los planes están en marcha para la próxima reunión familiar y la necesidad de considerar ideas y seleccionar voluntarios para los miembros del comité.

Paso 2. Compile una lista de miembros de la familia y sus direcciones y envíe sus anuncios en formato de volante o boletín informativo. Su anuncio debe incluir una breve encuesta solicitando sus opiniones y sugerencias sobre comida, entretenimiento, tema, eventos y ubicación. A aquellos que respondan rápidamente y brinden aportes prácticos se les debe pedir que formen el comité de reunión.

Paso 3. Establezca una hora y un lugar para la reunión inicial del comité donde la mayoría pueda asistir.

Paso 4. Forme los miembros iniciales de su comité, incluidos el presidente y el tesorero.

Paso 5. Usando su “Lista de comités” comience a seleccionar otros jefes de subcomités. Las listas de sus comités incluyen las siguientes funciones:

comité de alimentos

Comité de Bienvenida/Saludo

Comite de finanzas

Comité de Comunicaciones

Comité de instalación y limpieza

Comité de recaudación de fondos

Comité de Historia Familiar

Comité de Fotografía

Comité de Noticias y Medios

Departamento de Suministros

Comité de Seguridad y Salud

Departamento de Seguridad

Comité de investigación y presentación de genealogía

Paso 6. Ahora revise sus elementos de consideración y considere las posibles ubicaciones de los sitios de reunión visitados”, los temas de la reunión, la fecha propuesta, las estimaciones de costos iniciales para el presupuesto. Recuerde usar la encuesta que envió con su correo inicial. Muchos organizadores de Family Reunion Planner contienen 30 o más elementos a considerar.

Paso 7. Mientras discute los elementos de consideración, registre las decisiones finales sobre quién hará qué. Delegue los jefes de los comités y los voluntarios correspondientes. Asegúrese de que las delegaciones estén en armonía con el departamento de jefes de comité. Evite la superposición de tareas.

Paso 8. Ahora entre en los detalles de la planificación del evento. Usando una lista de “Posibles ubicaciones y actividades”, compare las encuestas completadas con la lista de posibles ubicaciones y actividades. Dibuje una línea a través de las ubicaciones no recomendadas y reduzca la ubicación deseada a unas tres o cuatro opciones. Ahora vota. Siga el mismo patrón para las actividades.

Paso 9. Después de decidir la ubicación y las actividades, ahora tiene una mejor idea de las necesidades del evento en forma de materiales y servicios.

Paso 10. Usando una “Lista de necesidades” como punto de partida, comience a enumerar todas las necesidades para su evento con la ayuda y los comentarios de los jefes de departamento.

Paso 11. Cree una “Lista de gastos” aproximada para tener una idea de la cantidad de fondos necesarios para el evento y las actividades y agréguela a su lista de presupuestos y herramienta de cálculo del planificador de reuniones.

Paso 12. Usando sus encuestas, complete una “Agenda del Programa de Almuerzo de Reunión” si su evento de reunión se llevará a cabo en la tarde. De lo contrario, cree una “Agenda del programa de la cena de reunión”.

Seguir estos pasos básicos al elegir su software de reunión familiar y organizar su evento de reunión lo ayudará a tener un buen comienzo.

*La “Hoja de registro de asistentes” para la planificación de una reunión familiar es una hoja de cálculo que permite al usuario registrar información en forma de un libro de cuotas, realizar encuestas de reuniones, crear una lista de invitados”. Ingrese los pedidos de camisetas y realice un seguimiento de las necesidades especiales. .

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